Lignes directrices relatives aux demandes de consultation auprès du Bureau du chef comptable

Dans le cadre de ses efforts continus visant à promouvoir de l’information financière de haute qualité, le Bureau du chef comptable offre des consultations aux émetteurs assujettis, à leurs vérificateurs ainsi qu’à d’autres intervenants, avant le dépôt des états financiers auprès de la CVMO, concernant des questions comptables techniques inhabituelles ou complexes, ainsi que la présentation de l’information financière. Bien que la réponse du Bureau du chef comptable ne soit pas contraignante pour l’émetteur et que rien n’empêche la CVMO d’entreprendre, en tout temps, un examen plus approfondi de son dossier d’information continue, nous avons élaboré les lignes directrices suivantes pour aider les émetteurs assujettis à comprendre le processus de consultation externe du Bureau.

Le Bureau du chef comptable soutient la CVMO dans l’élaboration et la promotion d’un cadre de haute qualité en ce qui concerne l’information financière des acteurs du marché. Le personnel du Bureau conseille la CVMO sur les questions liées à l’information financière, à la vérification et aux politiques connexes. Il travaille avec d’autres directions de la CVMO, des comités externes, des sociétés ouvertes, des personnes inscrites, des vérificateurs, des conseillers juridiques et d’autres personnes pour promouvoir la conformité aux exigences en matière d’information financière prévues par les lois sur les valeurs mobilières.

Le personnel du Bureau du chef comptable lance ou recommande également des projets de politique visant à améliorer l’intégrité et la transparence de l’information financière des sociétés ouvertes et d’autres émetteurs assujettis.

Ce document décrit nos attentes à l’égard des émetteurs assujettis qui entament des consultations préalables avec le Bureau du chef comptable concernant des questions comptables inhabituelles ou techniques ainsi que la présentation de l’information financière, et fournit des indications sur la forme et le contenu de la correspondance. Le présent protocole ne remplace pas le processus existant pour les dépôts préalables et les demandes faites en vertu de l’Instruction générale 11-203 - Traitement des demandes de dispense dans plusieurs territoires.

D’après notre expérience, le personnel peut répondre plus rapidement aux questions d’un émetteur assujetti lorsque certaines mesures ont été prises par ce dernier pour faciliter les discussions avec le Bureau du chef comptable. À ce titre, le personnel demande que :

• l’émetteur effectue et consigne une recherche et une analyse appropriées avant de communiquer avec le Bureau du chef comptable;
• l’émetteur consulte son vérificateur ou conseiller (le cas échéant) à propos de la question visée avant de joindre le Bureau du chef comptable;
• les demandes de consultation et tous les documents justificatifs connexes soient envoyés en copie au vérificateur de l’émetteur assujetti;
• les demandes de consultation soient soumises par des personnes au sein de la société détenant le niveau d’autorité et de supervision requis en matière d’information financière;
• si l’émetteur fait l’objet d’un examen actif ou à venir de l’information continue, les demandes de consultation soient transmises par l’intermédiaire du personnel pertinent de la Direction du financement des entreprises de la CVMO;
• l’émetteur assujetti soit principalement réglementé par la CVMO.

Tout renseignement considéré comme confidentiel doit être clairement identifié comme tel. La CVMO préservera la confidentialité de ces renseignements dans la mesure permise par la loi, bien qu’ils puissent faire l’objet d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario.

Afin de permettre un traitement rapide des demandes de renseignements, les demandes de consultations doivent être présentées par écrit et inclure, de manière générale, les faits pertinents, les considérations comptables et de présentation de l’information, ainsi que les éléments relatifs aux divulgations. En cas d’urgence, les demandes de consultation peuvent être initiées par téléphone, à condition que cette communication soit ensuite adressée par écrit. Les demandes écrites doivent inclure les renseignements suivants :

• un aperçu de la nature des activités et des opérations de l’émetteur assujetti;
• une description complète et claire des faits sous-jacents à la question qui fait l’objet de la demande et le but pour lequel l’aide du Bureau du chef comptable est demandée;
• les questions précises posées au Bureau du chef comptable ou les éclaircissements demandés;
• une analyse exhaustive des solutions envisagées, accompagnée de références détaillées aux normes comptables pertinentes, y compris, le cas échéant, l’incidence quantitative;
• la détermination du traitement comptable des transactions similaires effectuées par d’autres entités;
• la détermination et la description de toute question propre au secteur;
• un résumé des informations financières pertinentes;
• une description de toute discussion ou correspondance actuelle ou antérieure avec toute direction de la CVMO ou d’autres organismes de réglementation sur la question;
• les conclusions tirées par l’émetteur assujetti (sur la question particulière) et le fondement de ces conclusions;
• les conclusions tirées par le vérificateur ou le conseiller de l’émetteur assujetti (le cas échéant);
• le traitement comptable précis et les informations à fournir dans les états financiers (le cas échéant);
• tout autre document pertinent pour comprendre la question.

Il est important de noter que les demandes qui ne contiennent pas suffisamment d’informations peuvent nécessiter un délai de réponse plus long.

Le processus employé par le personnel du Bureau du chef comptable pour répondre aux demandes de consultation varie en fonction de la complexité de la question, des ressources disponibles et des contraintes de temps de l’émetteur assujetti. En règle générale, le Bureau entreprendra les étapes suivantes pour chaque consultation.

Réception de la demande de consultation par le Bureau du chef comptable : Une fois la demande de consultation reçue, accompagnée des documents justificatifs pertinents, elle est examinée et assignée à un membre du personnel. Cette personne agira comme personne-ressource principale pour toutes les discussions relatives à la demande. Selon la complexité et l’urgence de la question, plusieurs membres du personnel peuvent être impliqués, mais une seule personne-ressource sera désignée. Le Bureau du chef comptable s’efforcera de contacter l’émetteur assujetti dans un délai de trois jours ouvrables afin de confirmer la réception de la demande.

Examen de la demande de consultation par le Bureau du chef comptable : Le personnel assigné au dossier examinera la demande de consultation de l’émetteur assujetti et les documents connexes dans leur intégralité.

Si le Bureau du chef comptable le juge approprié, le personnel peut également consulter d’autres membres du personnel de la CVMO, voire des représentants des ACVM ou d’autres organismes de réglementation. Durant ces consultations, le Bureau du chef comptable préservera la confidentialité de l’émetteur assujetti et de la transaction ou de la question en cause.

Communication avec l’émetteur assujetti : Après examen de la question et des documents pertinents, le Bureau du chef comptable déterminera s’il y a lieu de poser d’autres questions à l’émetteur assujetti ainsi qu’à ses vérificateurs ou conseillers, le cas échéant. Il organisera généralement une téléconférence afin de discuter des questions soulevées et d’obtenir des éclaircissements supplémentaires concernant les faits et circonstances propres à l’émetteur assujetti. Dans certains cas, le Bureau peut demander que le vérificateur ou le conseiller de l’émetteur assujetti participe à la téléconférence. La présence du vérificateur peut favoriser une discussion approfondie et améliorer la compréhension de la question technique.

Au cours de la téléconférence, le personnel demandera à l’émetteur assujetti de présenter brièvement la question en cause. À ce moment-là, le Bureau du chef comptable posera des questions précises, dont les réponses pourraient être essentielles à l’analyse et à la formulation d’une conclusion. L’émetteur assujetti pourra également exposer plus en détail le traitement qu’il recommande pour la question soulevée. À la suite de la téléconférence, l’émetteur assujetti pourrait être invité à préparer une correspondance écrite supplémentaire, par exemple pour fournir des réponses écrites à toute question supplémentaire soulevée (selon la complexité de la réponse) ou pour soumettre des documents supplémentaires.

Clôture de la demande : Lorsque le Bureau du chef comptable a établi sa position, celle-ci est communiquée oralement à l’émetteur assujetti, avec les raisons qui la soutiennent. La réponse n’est pas contraignante pour l’émetteur, et rien n’empêche la CVMO d’entreprendre, en tout temps, un examen plus approfondi du dossier d’information continue de l’émetteur.

Le Bureau n’enverra pas de correspondance écrite pour clore l’affaire. L’émetteur assujetti peut toutefois choisir de préparer un mémorandum décrivant sa compréhension de la position du Bureau et de le transmettre au personnel.

Le Bureau du chef comptable acceptera les demandes de consultation par courriel. Les émetteurs assujettis peuvent envoyer leurs demandes par courriel à [email protected].